會計電算化工作規(guī)范

(1996年6月10日財政部發(fā)布)

第一章 總 則

一、為了指導(dǎo)和規(guī)范基層單位會計電算化工作，推動會計電算化事業(yè)的健康發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《會計電算化管理辦法》的規(guī)定，特制定本規(guī)范。各企業(yè)、行政、事業(yè)單位（簡稱各單位）可根據(jù)本規(guī)范的要求，制定本單位會計電算化實施工作的具體方案，搞好會計電算化工作。各級財政部門和業(yè)務(wù)主管部門可根據(jù)本規(guī)范，對基層單位開展會計電算化工作進(jìn)行指導(dǎo)。

二、會計電算化是會計工作的發(fā)展方向，各級領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)當(dāng)重視這一工作。大中型企業(yè)、事業(yè)單位和縣級以上國家機(jī)關(guān)都應(yīng)積極創(chuàng)造條件，盡早實現(xiàn)會計電算化；其它單位也應(yīng)當(dāng)逐步創(chuàng)造條件，適時開展會計電算化工作。

三、開展會計電算化工作，是促進(jìn)會計基礎(chǔ)工作規(guī)范化和提高經(jīng)濟(jì)效益的重要手段和有效措施。各單位要把會計電算化作為建立現(xiàn)代企業(yè)制度和提高會計工作質(zhì)量的一項重要工作來抓。

四、會計電算化是一項系統(tǒng)工程，涉及單位內(nèi)部各個方面，各單位負(fù)責(zé)人或總會計師應(yīng)當(dāng)親自組織領(lǐng)導(dǎo)會計電算化工作，主持?jǐn)M定本單位會計電算化工作規(guī)劃，協(xié)調(diào)單位內(nèi)各部門共同搞好會計電算化工作。

各單位的財務(wù)會計部門，是會計電算化工作的主要承擔(dān)者，在各部門的配合下，財務(wù)會計部門負(fù)責(zé)和承擔(dān)會計電算化的具體組織實施工作，負(fù)責(zé)提出實現(xiàn)本單位會計電算化的具體方案。

五、各單位開展會計電算化工作，可根據(jù)本單位具體情況會計電算化視頻，按照循序漸進(jìn)、逐步提高的原則進(jìn)行。例如：可先實現(xiàn)賬務(wù)處理、報表編制、應(yīng)收應(yīng)付賬款核算、工資核算等工作電算化，然后實現(xiàn)固定資產(chǎn)核算、存貨核算、成本核算、銷售核算等工作電算化，再進(jìn)一步實現(xiàn)財務(wù)分析和財務(wù)管理工作電算化；在技術(shù)上，可先采用微機(jī)單機(jī)運行，然后逐步實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。也可根據(jù)單位實際情況，先實現(xiàn)工作量大、重復(fù)勞動多、見效快項目的電算化，然后逐步向其它項目發(fā)展。

六、各單位要積極支持和組織本單位會計人員分期分批進(jìn)行會計電算化知識培訓(xùn)，逐步使多數(shù)會計人員掌握會計軟件的基本操作技能；具備條件的單位，使一部分會計人員能夠負(fù)

責(zé)會計軟件的維護(hù)，并培養(yǎng)部分會計人員逐步掌握會計電算化系統(tǒng)分析和系統(tǒng)設(shè)計工作。對于積極鉆研電算化業(yè)務(wù)，技術(shù)水平高的會計人員，應(yīng)該給予物質(zhì)和精神獎勵。

七、開展會計電算化工作的集團(tuán)企業(yè)，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對集團(tuán)內(nèi)各單位會計電算化工作的統(tǒng)籌規(guī)劃，在各單位實現(xiàn)會計電算化的基礎(chǔ)上，逐步做到報表匯總或合并報表編制工作的電算化，并逐步向集團(tuán)網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。

八、會計電算化工作應(yīng)當(dāng)講求效益原則，處理好及時采用新技術(shù)和新設(shè)備與勤儉節(jié)約的關(guān)系，既不要盲目追求采用最新技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備，也不要忽視技術(shù)的發(fā)展趨勢，造成設(shè)備很快陳舊過時。對于一些投資大的會計電算化項目，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)。

九、各級財政部門應(yīng)加強(qiáng)對基層單位會計電算化工作的指導(dǎo)，在硬軟件選擇、建立會計電算化內(nèi)部管理制度方面，積極提出建議，幫助基層單位解決工作中遇到的困難，使會計電算化工作順利進(jìn)行。

十、會計電算化工作取得一定成果的單位，要研究并逐步開展其它管理工作電算化或與其它管理信息系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)工作，逐步建立以會計電算化為核心的單位計算機(jī)管理信息系統(tǒng)，做到單位內(nèi)部信息資源共享，充分發(fā)揮會計電算化在單位經(jīng)營管理中的作用。

第二章 配備電子計算機(jī)和會計軟件

一、電子計算機(jī)和會計軟件是實現(xiàn)會計電算化的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，各單位可根據(jù)實際情況和今后的發(fā)展目標(biāo)，投入一定的財力，以保證會計電算化工作的正常進(jìn)行。

二、各單位應(yīng)根據(jù)實際情況和財力狀況，選擇與本單位會計電算化工作規(guī)劃相適應(yīng)的計算機(jī)機(jī)種、機(jī)型和系統(tǒng)軟件及有關(guān)配套設(shè)備。實行垂直領(lǐng)導(dǎo)的行業(yè)、大型企業(yè)集團(tuán)，在選擇計算機(jī)機(jī)種、機(jī)型和系統(tǒng)軟件及有關(guān)配套設(shè)備時，應(yīng)盡量做到統(tǒng)一，為實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化打好基礎(chǔ)。

具備一定硬件基礎(chǔ)和技術(shù)力量的單位，可充分利用現(xiàn)有的計算機(jī)設(shè)備建立計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，做到信息資源共享和會計數(shù)據(jù)實時處理。客戶機(jī)／服務(wù)器體系具有可擴(kuò)充性強(qiáng)、性能／價格比高、應(yīng)用軟件開發(fā)周期短等特點，大中型企事業(yè)單位可逐步建立客戶機(jī)／服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)；采用終端／主機(jī)結(jié)構(gòu)的單位，也可根據(jù)自身情況，結(jié)合運用客戶機(jī)／服務(wù)器結(jié)構(gòu)。

三、由于財務(wù)會計部門處理的數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜、處理方法要求嚴(yán)格和安全性要求高，各單位用于會計電算化工作的電子計算機(jī)設(shè)備，應(yīng)由財務(wù)會計部門管理，硬件設(shè)備比較多的單位，財務(wù)會計部門可單獨設(shè)立計算機(jī)室。

四、配套會計軟件是會計電算化的基礎(chǔ)工作，選擇會計軟件的好壞對會計電算化的成敗起著關(guān)鍵性的作用。配備會計軟件主要有選擇通用會計軟件、定點開發(fā)、通用與定點開發(fā)會

計軟件相結(jié)合三種方式，各單位應(yīng)根據(jù)實際需要和自身的技術(shù)力量選擇配備會計軟件的方式。

１、各單位開展會計電算化初期應(yīng)盡量選擇通用會計軟件。選擇通用會計軟件的投資少，見效快，在軟件開發(fā)或服務(wù)單位的協(xié)助下易于應(yīng)用成功。

選擇通用會計軟件應(yīng)注意軟件的合法性、安全性、正確性、可擴(kuò)充性和滿足審計要求等方面的問題，以及軟件服務(wù)的便利，軟件的功能應(yīng)該滿足本單位當(dāng)前的實際需要，并考慮到今后工作發(fā)展的要求。

各單位應(yīng)選擇通過財政部或省、自治區(qū)、直轄市、以及通過財政部批準(zhǔn)具有商品化會計軟件評審權(quán)的計劃單列市財政廳（局）評審的商品化會計軟件，在本行業(yè)內(nèi)也可選擇國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門推廣應(yīng)用的會計軟件。

小型企業(yè)、事業(yè)單位和行政機(jī)關(guān)的會計業(yè)務(wù)相對比較簡單，應(yīng)以選擇投資較少的微機(jī)通用會計軟件為主。

２、定點開發(fā)會計軟件包括本單位自行開發(fā)、委托其它單位開發(fā)和聯(lián)合開發(fā)三種形式。大中型企業(yè)、事業(yè)單位會計業(yè)務(wù)一般都有其特殊需要，在取得一定會計電算化工作經(jīng)驗以后，也可根據(jù)實際工作需要選擇定點開發(fā)的形式開發(fā)會計軟件，以滿足本單位的特殊需要。

３、會計電算化初期選擇通用會計軟件，會計電算化工作深入后，通用會計軟件不能完全滿足其特殊需要的單位，可根據(jù)實際工作需要適時配合通用會計軟件定點開發(fā)配套的會計軟件，選擇通用會計軟件與定點開發(fā)會計軟件相結(jié)合的方式。

五、配套會計軟件要與計算機(jī)硬件的配置相適應(yīng)，可逐步從微機(jī)單用戶會計軟件，向網(wǎng)絡(luò)會計軟件、客戶機(jī)／服務(wù)器會計軟件發(fā)展。

六、配備的會計軟件應(yīng)達(dá)到財政部《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的要求，滿足本單位的實際工作需要。

七、會計核算電算化成功的單位，應(yīng)充分利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)進(jìn)行會計分析和預(yù)測，除了選擇通用會計分析軟件，或定點開發(fā)會計分析軟件外，還可選擇通用表處理軟件對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。

八、部分需要選用外國會計軟件的外商投資企業(yè)或其它單位，可選用通過財政部評審的外國商品化會計軟件。選用未通過財政部評審在我國試用的外國會計軟件，應(yīng)確認(rèn)其符合我國會計準(zhǔn)則、會計制度和有關(guān)規(guī)章制度，具有中文界面和操作使用手冊，能夠按照我國統(tǒng)一會計制度要求，打印輸出中文會計賬證表，符合我國會計人員工作習(xí)慣，其經(jīng)銷單位具有售后服務(wù)能力。替代手工記賬

一、采用電子計算機(jī)替代手工記賬，是指應(yīng)用會計軟件輸入會計數(shù)據(jù)，由電子計算機(jī)對會計數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，并打印輸出會計賬簿和報表。替代手工記賬是會計電算化的目標(biāo)之一。

二、替代手工記賬的單位，應(yīng)具備以下條件：

配備了適用的會計軟件和相應(yīng)的計算機(jī)硬件設(shè)備；

配備了相應(yīng)的會計電算化工作人員；

建立了嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度。

三、具備條件的單位應(yīng)盡快采用計算機(jī)替代手工記賬。替代手工記賬之前，地方單位應(yīng)根據(jù)當(dāng)?shù)厥　⒆灾螀^(qū)、直轄市、計劃單列市財政廳（局）的規(guī)定，中央直屬單位應(yīng)根據(jù)國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門的規(guī)定，計算機(jī)與手工并行三個月以上（一般不超過六個月），且計算機(jī)與手工核算的數(shù)據(jù)相一致，并應(yīng)接受有關(guān)部門的監(jiān)督。

四、替代手工記賬的過程是會計工作從手工核算向電算化核算的過渡階段，由于計算機(jī)與手工并行工作，會計人員的工作強(qiáng)度比較大，各單位需要合理安排財務(wù)會計部門的工作，提高工作效率。

五、計算機(jī)與手工并行工作期間，可采用計算機(jī)打印輸出的記賬憑證替代手工填制的記賬憑證，根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核并裝訂成冊，作為會計檔案保存，并據(jù)以登記手工賬簿。如果計算機(jī)與手工核算結(jié)果不一致，要由專人查明原因并向本單位領(lǐng)導(dǎo)書面報告。

六、記賬憑證的類別，可以采用一種記賬憑證或收、付、轉(zhuǎn)三種憑證的形式；也可以在收、付、轉(zhuǎn)三種憑證的基礎(chǔ)上會計電算化視頻，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和會計軟件功能模塊的劃分進(jìn)一步細(xì)化，以方便記賬憑證的輸入和保存。

七、計算機(jī)內(nèi)會計數(shù)據(jù)的打印輸出和保存是替代手工記賬單位的重要工作，根據(jù)會計電算化的特點，各單位應(yīng)注意以下問題：

１．采用電子計算機(jī)打印輸出書面會計憑證、賬簿、報表的，應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會計制度的要求，采用中文或中外文對照，字跡清晰，作為會計檔案保存，保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。

２．在當(dāng)期所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機(jī)內(nèi)的情況下，總分類賬可以從這些數(shù)據(jù)中產(chǎn)生，因此可以用“總分類賬戶本期發(fā)生額及余額對照表”替代當(dāng)期總分類賬。

３．現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的打印，由于受到打印機(jī)條件的限制，可采用計算機(jī)打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊，要求每天登記并打印，每天業(yè)務(wù)較少、不能滿頁打印的，可按旬打印輸出。一般賬簿可以根據(jù)實際情況和工作需要按月或按季、按年打印；發(fā)生業(yè)務(wù)少的賬簿，可滿頁打印。

４．在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計算機(jī)打印輸出的憑證、賬簿中表格線可適當(dāng)減少。

八、采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計賬簿、報表，作為會計檔案保存的單位，應(yīng)滿足以下要求：

１．采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù)，不再定期打印輸出會計賬簿，應(yīng)征得同級財政部門的同意。

２．保存期限同打印輸出的書面形式的會計賬簿、報表。

３．記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款賬日記賬仍需要打印輸出，還要按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。

４．大中型企業(yè)應(yīng)采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù)，盡量少采用軟盤存儲會計檔案。

九、替代手工記賬后，各單位應(yīng)做到當(dāng)天發(fā)生業(yè)務(wù)，當(dāng)天登記入賬，期末及時結(jié)賬并打印輸出會計報表；要靈活運用計算機(jī)對數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析，定期或不定期地向單位領(lǐng)導(dǎo)報告主要財務(wù)指標(biāo)和分析結(jié)果。

第四章 建立會計電算化內(nèi)部管理制度

一、開展會計電算化的單位應(yīng)根據(jù)工作需要，建立健全包括會計電算化崗位責(zé)任制、會計電算化操作管理制度、計算機(jī)硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度、電算化會計檔案管理制度的會計電算化內(nèi)部管理制度，保證會計電算化工作的順利開展。

二、建立會計電算化崗位責(zé)任制，要明確各個工作崗位的職責(zé)范圍，切實做到事事有人管，人人有專責(zé)，辦事有要求，工作有檢查。

會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位。基本會計崗位可包括：會計主管、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案管理等工作崗位。電算化會計崗位包括直接管理、操作、維護(hù)計算機(jī)及會計軟件系統(tǒng)的工作崗位。

三、電算化會計崗位和工作職責(zé)一般可劃分如下：

１．電算主管：負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計算機(jī)及會計軟件系統(tǒng)的運行工作，要求具備會計和計算機(jī)知識，以及相關(guān)的會計電算化組織管理的經(jīng)驗。電算化主管可由會計主管兼任，采用中小型計算機(jī)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會計軟件的單位，應(yīng)設(shè)立此崗位。

２．軟件操作：負(fù)責(zé)輸入記賬憑證和原始憑證等會計數(shù)據(jù)，輸出記賬憑證、會計賬簿、報表，和進(jìn)行部分會計數(shù)據(jù)處理工作，要求具備會計軟件操作知識，達(dá)到會計電算化初級知

識培訓(xùn)的水平；各單位應(yīng)鼓勵基本會計崗位的會計人員兼任軟件操作崗位的工作。

３．審核記賬：負(fù)責(zé)對輸入計算機(jī)的會計數(shù)據(jù)（記賬憑證和原始憑證等）進(jìn)行審核，操作會計軟件登記機(jī)內(nèi)賬簿，對打印輸出的賬簿、報表進(jìn)行確認(rèn)；此崗要求具備會計和計算機(jī)知識，達(dá)到會計電算化初級知識培訓(xùn)的水平，可由主管會計兼任。

４．電算維護(hù)：負(fù)責(zé)保證計算機(jī)硬件、軟件的正常運行，管理機(jī)內(nèi)會計數(shù)據(jù)；此崗要求具備計算機(jī)和會計知識，經(jīng)過會計電算化中級知識培訓(xùn)；采用大型、小型計算機(jī)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會計軟件的單位，應(yīng)設(shè)立此崗位，此崗在大中型企業(yè)中應(yīng)由專職人員擔(dān)任。

５．電算審查：負(fù)責(zé)監(jiān)督計算機(jī)及會計軟件系統(tǒng)的運行，防止利用計算機(jī)進(jìn)行舞弊；要求具備會計和計算機(jī)知識，達(dá)到會計電算化中級知識培訓(xùn)的水平，此崗可由會計稽核人員兼任；采用大型、小型計算機(jī)和大型會計軟件的單位，可設(shè)立此崗位。

６．?dāng)?shù)據(jù)分析：負(fù)責(zé)對計算機(jī)內(nèi)的會計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，要求具備計算機(jī)和會計知識，達(dá)到會計電算化中級知識培訓(xùn)的水平；采用大型、小型計算機(jī)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會計軟件的單位，可設(shè)立此崗位，由主管會計兼任。

四、實施會計電算化過程中，各單位可根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求和本單位的工作需要，參照上條對電算化會計崗位的劃分進(jìn)行調(diào)整和設(shè)立必要的工作崗位。基本會計崗位和電算化會計崗位，可在保證會計數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置，各崗位人員要保持相對穩(wěn)定。由本單位人員進(jìn)行會計軟件開發(fā)的，還可設(shè)立軟件開發(fā)崗位。小型企事業(yè)單位設(shè)立電算化會計崗位，應(yīng)根據(jù)實際需要對上條給出的崗位進(jìn)行適當(dāng)合并。

五、建立會計電算化操作管理制度，主要內(nèi)容包括：

１．明確規(guī)定上機(jī)操作人員對會計軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，對操作密碼要嚴(yán)格管理，指點專人定期更換密碼，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會計軟件。

２．預(yù)防已輸入計算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機(jī)內(nèi)賬簿。３．操作人員離開機(jī)房前，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會計軟件。

４．根據(jù)本單位實際情況，由專人保存必要的上機(jī)操作記錄，記錄操作人、操作時間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。

六、建立計算機(jī)硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度，主要內(nèi)容包括：

１．保證機(jī)房設(shè)備安全和計算機(jī)正常運行是進(jìn)行會計電算化的前提條件，要經(jīng)常對有關(guān)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，保持機(jī)房和設(shè)備的整潔，防止意外事故的發(fā)生。

２．確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除；對磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份。

３．對正在使用的會計核算軟件進(jìn)行修改、對通用會計軟件進(jìn)行升版和計算機(jī)硬件設(shè)備

進(jìn)行更換等工作，要有一定的審批手續(xù)；在軟件修改、升版和硬件更換過程中，要保證實際會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，并由有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督。

４．健全計算機(jī)硬件和軟件出現(xiàn)故障時進(jìn)行排除的管理措施，保證會計數(shù)據(jù)的完整性。

５．健全必要的防治計算機(jī)病毒的措施。

七、建立電算化會計檔案管理制度，主要內(nèi)容包括：

１．電算化會計檔案，包括存儲在計算機(jī)硬盤中的會計數(shù)據(jù)以其它磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機(jī)打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)；會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數(shù)據(jù)。

２．電算化會計檔案管理是重要的會計基礎(chǔ)工作，要嚴(yán)格按照財政部有關(guān)規(guī)定的要求對會計檔案進(jìn)行管理，由專人負(fù)責(zé)。

３．對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個不同的地點。

４．采用磁性介質(zhì)保存會計檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會計檔案丟失。

５．通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用與定點開發(fā)相結(jié)合會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

第五章 附 則

本規(guī)范由財政部會計司負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起實施。