檔案工作制度

一、檔案工作是機關行政管理的重要組成部分。 依法建立健全檔案管理制度和檔案工作管理機制，明確檔案工作負責部門，明確檔案工作負責人和分管領導，配備與工作量相適應的專業人員（部分） - 時間檔案工作人員。

2、檔案工作負責人應及時向分管領導匯報上級檔案部門的有關要求，以便分管領導及時了解檔案工作動態，協調解決檔案工作中的人、財、物等問題，部署和安排檔案工作。

3、按照“集中統一管理”的原則，單位各類檔案應集中存放在機關檔案室，實行統一管理。

4、檔案工作人員在做好檔案工作的同時，還要對各部門兼職檔案員進行業務指導，并在檔案移交過程中進行審核、核對。

5、檔案工作人員應當配備各種檢索工具和查閱工具，積極為本單位檔案利用提供便利，及時做好檔案利用情況的登記和統計。

六、機關檔案管理部門應當認真做好對所屬單位檔案業務工作的檢查和指導。 組織專（兼職）檔案工作人員參加檔案部門舉辦的各類業務培訓。

檔案館工作人員崗位責任制

一、認真執行檔案工作的各項法律、法規和規章。

2、做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和統計工作。

3、切實做好檔案的防火、防盜、防紫外線、防蟲害、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等工作，確保檔案安全。

4、按規定開展檔案審查工作，未經許可不得借閱檔案。

5、努力學習檔案業務知識，提高業務能力和學術水平，努力實現檔案管理科學化、現代化。

文件歸檔系統

1、各部門工作期間應當歸檔的具有保存價值的文件和專業檔案資料，應當按照規定定期由專職檔案員移交機關檔案管理部門或者檔案工作人員進行集中統一管理。 任何人不得拒絕歸檔。 或者把它當作你自己的。

2、各部門兼職檔案員于次年3月底前將工作期間應歸檔的全部文件資料收集后移交檔案管理部門，由檔案管理部門整理歸檔。檔案工作人員。

3、各部門嚴格執行專業檔案材料。 各院系兼職檔案員堅持“誰組建、誰整理、誰交接”的原則，按照專業（行業）要求整理本科院系專業檔案和專業管理資料。 次年6月底前歸檔移交機關檔案室集中管理（因工作需要，部分專業檔案移交可順延一年）。

4、各部門兼職檔案員移交檔案前檔案管理專業，必須經本單位檔案工作人員檢查驗收。 交接時，必須辦理交接手續檔案管理專業，填寫交接清單。

檔案倉庫管理系統

1、檔案庫房應與出入口、辦公用房分開。

2、檔案倉庫由檔案工作人員管理，每天負責檢查門窗電源開關情況。

3、檔案倉庫內的文件柜必須統一編號，文件、資料必須按分類順序排列整齊。

4、檔案庫房必須具備防火、防盜、防紫外線、防蟲害、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護條件。 每月必須檢查一次，發現問題應及時處理。

5、檔案倉庫內不得堆放其他物品，確保倉庫干凈整潔。

六、檔案工作人員應當對檔案庫房進行日常安全檢查，排查、整改安全隱患，發現問題及時向檔案負責人報告。

七、非檔案工作人員不得進入檔案庫房。

文件保密制度

一、檔案工作人員必須嚴格遵守保密規定，堅持原則，認真執行各項保密制度。

2、檔案庫房、文件柜必須由專人管理，鑰匙必須由專人保管。 檔案人員調動時，必須辦理檔案交接手續。

3、檔案管理人員不得擅自將文件、檔案帶離崗位。 因工作需要，必須經單位分管領導批準、登記備案。

4、不得擅自復制、復制機密文件或信息，私人通訊（包括QQ、微信等）、普通電話、互聯網等不涉及文件秘密； 不討論或向無關人員泄露相關文件內容。

檔案信息查閱借閱系統

1、各類檔案的查閱必須在查閱室進行，未經允許任何人不得帶走。

2、查閱本單位重要檔案或一定范圍內控制使用的檔案，必須經單位領導批準。

3、嚴格控制檔案出借。 因工作確需借用的，應當經單位分管領導批準，辦理借用手續，填寫借用登記。借用時間一般不超過三天。 借閱期間，必須保證檔案的安全。

4、審核人員因工作需要，摘錄單位檔案材料時應注明時間、資料編號、目錄，并認真核對。 證明材料須加蓋公章才有效。 如需復印，須經單位領導批準。

5、查閱文件時必須注意保密，不得隨意向外界泄露或公布文件內容。 因工作原因確需向社會公開披露信息的，參照本單位信息公開管理規定，并經單位領導批準并登記備案。

6、存取文件時，一定要妥善保管好文件。 不得對文件、材料進行標點、注釋、提綱、添加、篡改、污損，不得毀壞原件。

7、核對（借閱）后，提交檔案工作人員驗收。 查閱（借用）檔案的人應當填寫利用效果記錄表，反映查閱（借用）檔案所取得的社會效益和經濟效益。

文件銷毀系統

1、檔案銷毀前，應當成立由檔案分管領導、檔案工作負責人、有關部門負責人和檔案工作人員（含本部門兼職檔案員）組成的鑒定小組，嚴格執行檔案銷毀工作。進行檔案鑒定，形成鑒定報告，并按規定報送銀行。 經領導批準、上級業務部門同意、檔案部門審查后方可銷毀。 （以上材料整檔永久保存，并在各類統計臺賬上注明）

2、所有需要銷毀的檔案，必須編制檔案銷毀清單，列明擬銷毀檔案的檔案號、文件號、負責人、名稱、創建時間、保管期限、保管時間、銷毀時間。

3、銷毀文件時，必須有兩人以上監督銷毀。 銷毀清單上必須注明“銷毀”字樣和日期，并簽字蓋章以示責任。 銷毀清單應當永久保存。

4、銷毀的文件如送造紙廠制漿，必須在監督下進行。 文件打漿后，銷售主管才能離開。

五、保密檔案的銷毀應當遵守《國家秘密載體銷毀管理規定》。

文件統計及報表系統

1、指定專人負責檔案統計工作，負責本單位檔案構成、檔案利用情況、檔案人員構成、檔案室基本概況等統計工作，并負責填報檔案部門要求的各類報告并向上級檔案部門報告。

2、做好檔案統計原始記錄工作。 檔案登記是檔案統計的基礎。 所有原始材料均應客觀、準確登記，主要包括以下內容：檔案名錄、檔案進出登記、檔案利用及利用利益登記。

3、建立健全統計臺賬，掌握檔案的收集、整理、利用、清除、銷毀及各種情況資料，并按照上級部門的要求及時報送各種報表。 年末各類檔案增減數據分類清晰、數字準確。

4、上級檔案部門要求的各類報告必須按時間要求準確報告，報告數據不得弄虛作假。

五、統計人員要把統計工作與檔案的接收、整理、識別、清除、銷毀、利用等各項日常工作相結合，確保檔案相符。 每年年底，應對當年的各項數據進行綜合統計，形成完整的統??計數據。

六、統計人員應當根據統計數字和報告中的各項統計指標，找出存在的問題，并向檔案工作負責人報告業務分析材料，提出改進措施。